PPID adalah kepanjangan dari Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi, yang berfungsi sebagai pengelola dan penyampai dokumen yang dimiliki oleh Badan Publik sesuai dengan amanat UU 14/2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Dengan keberadaan PPID maka masyarakat yang akan menyampaikan permohonan informasi lebih mudah dan tidak berbelit karena dilayani lewat satu pintu.
Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) adalah pejabat yang bertanggung jawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan dan/ atau pelayanan informasi di badan publik.
Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Pembantu (PPID Pembantu ) adalah pejabat yang melaksanakan tugas dan fungsi sebagai PPID pada Satuan Unit Kerja.
- Pengklasifikasian Informasi yang terdiri dari :
– Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala;
– Informasi yang wajib diumumkan secara serta merta;
– Informasi yang wajib tersedia setiap saat;
– Informasi yang dikecualikan. - Mengkoordinasikan dan mengkonsolidasikan pengumpulan bahan informasi dan dokumentasi yang ada dilingkungannya;
- Menyimpan, Mendokumentasikan, menyediakan dan memberi pelayanan informasi yang ada dilingkungannya kepada publik;
- Melakukan verifikasi bahan informasi publik yang ada di lingkungannya ;
- Melakukan pemutakhiran informasi dan dokumentasi yang ada dilingkungannya;
- Menyediakan informasi dan dokumentasi yang ada dilingkungannya untuk akses oleh masyarakat;
- Melakukan inventarisasi informasi yang dikecualikan untuk disampaikan kepada PPID Utama;
- Memberikan laporan tentang pengelolaan informasi yang ada di lingkungannya kepada PPID Utama secara berkala;
Kewajiban Badan Publik
Pasal 7 UU No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik
- Badan Publik wajib menyediakan, memberi dan/atau menerbitkan Informasi Publik yang berada di bawah kewenangannya kepada Pemohon Informasi Publik, selain informasi yang dikecualikan sesuai dengan ketentuan;
- Badan Publik wajib menyediakan Informasi Publik yang akurat, benar dan tidak menyesatkan;
- Untuk melaksanakan kewajiban sebagaimana dimaksud pada angka 2, Badan Publik harus membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi untuk mengelola Informasi Publik secara baik dan efisien sehingga dapat diakses dengan mudah;
- Badan Publik wajib membuat pertimbangan secara tertulis setiap kebijakan yang diambil untuk memenuhi hak setiap orang atas Informasi Publik;
- Pertimbangan sebagaimana dimaksud pada nomor 4, antara lain membuat pertimbangan politik, ekonomi, sosial, budaya dan/atau pertahanan dan keamanan Negara;
- Dalam rangka memenuhi kewajiban sebagaimana dimaksud pada angka 1 sampai dengan 4, Badan Publik dapat memanfaatkan sarana dan/atau media elektronik dan non elektronik.
Pasal 4 PERKI No. 1 Tahun 2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik
- Menetapkan peraturan mengenai standar prosedur operasional layanan Informasi publik;
- Membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi untuk mengelola Informasi Publik secara baik dan konsisten;
- Menunjuk dan mengangkat PPID untuk melaksanakan tugas dan tanggungjawab serta wewenangnya;
- Menganggarkan pembiayaan secara memadai bagi layanan Informasi Publik sesuai dengan peraturan perundang- undangan yang berlaku;
- Menyediakan sarana dan prasarana layanan informasi publik, termasuk papan pengumuman dan meja informasi di setiap kantor publik, serta situs resmi bagi Badan Publik Negara;
- Menetapkan standar biaya perolehan salinan Informasi Publik;
- Menetapkan dan memutakhirkan secara berkala Daftar Informasi Publik atas seluruh Informasi Publik yang dikelola;
- Menyediakan dan memberikan Informasi Publik;
- Memberikan tanggapan atas keberatan yang diajukan oleh Pemohon Infromasi Publik yang mengajukan keberatan;
- Membuat dan mengumumkan laporan tentang layanan informasi Publik sesuai dengan Peraturan ini serta menyampaikan salinan laporan kepada Komisi Informasi, dan;
- Melakukan evaluasi dan pengawasan terhadap pelaksanaan layanan informasi Publik pada Instansinya.
Tata Cara Permohonan Informasi
Langkah 1. Pemohon Informasi Publik mengajukan permintaan informasi kepada Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID), baik langsung secara lisan, melalui surat atau surat elektronik (email), dan juga permintaan dapat dilakukan melalui telepon.
Langkah 2. Pemohon informasi harus menuliskan jenis informasi yang diinginkan pada form yang tersedia yaitu Form 1A untuk perorangan atau Form 1B untuk badan hukum/badan publik/kelompok.
Langkah 3. Pengelola PPID mencatat semua informasi yang di sebutkan oleh pemohon.
Langkah 4. Pemohon informasi harus meminta tanda bukti kepada PPID bahwa telah melakukan permintaan informasi, serta nomor pendaftaran.
Langkah 5. Dalam waktu 10 (sepuluh) hari kerja Pejabat PPID harus memberikan jawaban tertulis atas permintaan informasi yang di butuhkan. PPID dapat meminta perpanjangan wakjtu 7 (tujuh) hari kerja untuk memenuhi permintaan informasi disertai alasan perpanjangan.
Langkah 6. Setelah waktu yang ditentukan pemohon menerima informasi.
Langkah 7. Jika pemohon merasa tidak puas dengan informasi yang diberikan maka dapat mengajukan keberatan informasi.
Mekanisme Keberatan
Langkah 1. Keberatan Informasi diajukan kepada atasan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) dengan cara pemohon mengisi formulir keberatan (formulir disediakan PPID dengan mengisi langsung atau dapat diakses melalui situs web PPID : https://ppid.pertanian.go.id/
Langkah 2. Atasan PPID harus memberikan tanggapan atas pengajuan keberatan paling lambat 30 hari kerja setelah diterimanya keberatan secara tertulis
Langkah 3. Setelah 30 hari kerja Pengaju keberatan menerima kembali putusan dari PPID.Jika pengaju keberatan puas atas putusan atasan PPID maka sengketa selesai.
Langkah 4. Jika pengaju keberatan merasa tidak puas atas putusan atasan PPID, sengketa dapat diajukan melalui Komisi Informasi. Pengajuan sengketa ke Komisi Informasi selambat-lambatnya 14 hari kerja sejak diterimanya keputusan/tanggapan tertulis dari atasan PPID.
Langkah 5. 14 hari kerja sejak diterimanya permohonan penyelesaian sengketa, Komisi Informasi harus melakukan proses penyelesaian sengketa melalaui mediasi dan/atau adjudikasi dan diselesaikan paling lambat 100 hari kerja.
Langkah 6. Jika pada tahap mediasi dihasilkan kesepakatan maka hasil kesepakatan tersebut ditetapkan oleh Putusan Komisi Informasi & bersifat final dan mengikat, Jika tidak dihasilkan juga kesepakatan atau penarikan diri dari salah satu pihak, maka Komisi Informasi melanjutkan sengketa melalui Adjudikasi dan Jika pemohon informasi puas atas keputusan adjudikasi Komisi Informasi sengketa selesai.
PROSEDUR EVAKUASI PERINGATAN DINI
PROSEDUR EVAKUASI
- Segera tinggalkan gedung sesuai dengan petunjuk team evakuasi tanggap darurat atau ikuti arah jalur evakuasi/arah tanda keluar, jangan kembali untuk alasan apapun.
- Turun atau berlarilah ikuti arah tanda keluar, jangan panik, saling membantu untuk memastikan evakuasi selamat.
- Wanita tidak boleh menggunakan sepatu hak tinggi dan stoking pada saat evakuasi.
- Beri bantuan terhadap orang yang cacat atau wanita sedang hamil.
- Berkumpul di daerah aman (muster point) yang telah ditentukan, tetap berkumpul sambil menunggu instruksi selanjutnya, pengawas team tanggap darurat dibantu atasan masing-masing mendata jumlah karyawan, termasuk yang hilang dan terluka lalu melaporkan kepada koordinator.
